Uw gegevens in vertrouwde handen

Maakt u gebruik van de Microsoft Office 365 omgeving van Achmea B.V. als interne of externe gebruiker? Dan hebben wij uw gegevens nodig. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. En wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.
Voor medewerkers en externe medewerkers van Achmea geldt het Privacybeleid en regeling zoals beschreven op Achmeanet. Onderstaand Privacy statement geldt voor externe gebruikers van de Microsoft 365 omgeving van Achmea.

Welke gegevens gebruiken wij?

• Meestal vragen wij uw naam (voornaam en achternaam) en e-mailadres. Soms vragen we ook andere gegevens zoals uw telefoonnummer of kunt u een foto toevoegen. Wij gebruiken deze persoonsgegevens zodat u – als externe gebruiker – kunt samenwerken met mensen binnen Achmea B.V. binnen de Microsoft Office 365 omgeving. Als u zelf een foto toevoegt in de Microsoft Office 365 omgeving is deze  zichtbaar voor andere deelnemers. Verder doen wij niets met deze foto. 
• Achmea en Microsoft verwerken ook gegevens over het gebruik van Microsoft Office 365, zoals log-gegevens (metadata).

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om:

  • Uw gast account te realiseren.
  • U te kunnen identificeren, voor authenticatie en autorisatie. 
  • Informatie over toegang vast te leggen. 
  • Facilitaire- en IT processen te managen en te beheren.
  • Extern gebruik van Microsoft Office 365 te analyseren voor verbeterdoeleinden.
  • Ons aan de wet te houden.
  • Interne controle, (accountants)controle en bedrijfsbeveiliging uit te voeren.
  • Klachten, geschillen en juridische procedures te behandelen.

Achmea B.V. is verantwoordelijk

Achmea B.V. is voor alle merken van Achmea verantwoordelijk voor een goede verwerking van uw persoonsgegevens.

Met wie delen wij uw gegevens?

Soms geven wij uw gegevens door. Wij kunnen diagnostische gegevens (metadata) uitwisselen met Microsoft. Wij slaan de inhoud van bestanden op in de Microsoft Azure-omgeving binnen de EER.

Wij verkopen uw gegevens niet.

Als het nodig is gegevens door te geven naar ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doen wij dat zeer zorgvuldig. Binnen de EER gelden dezelfde privacyregels.

Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?

Onze IT-systemen zijn goed beveiligd. En wij nemen steeds maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook onze medewerkers hebben duidelijke instructies gekregen hoe zij om moeten gaan met uw gegevens.

Wij zijn extra voorzichtig met gevoelige gegevens

Onder gevoelige gegevens verstaan wij bijvoorbeeld gegevens waaruit uw ras of etnische afkomst blijkt. 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang u gebruik maakt van de Microsoft Office 365 omgeving van Achmea. Of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij uw gegevens.
Regels en wetten voor privacy
Wij houden ons aan de wetten en regels voor privacy. Het gaat dan onder andere om:
• De Algemene Verordening Gegevensbescherming.
• De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Uw rechten

Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:
• Uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekken.
• Uw gegevens bij ons opvragen.
• Uw gegevens laten veranderen als die niet kloppen.
• Uw gegevens laten verwijderen. Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben. Of om ons aan een wet te houden.
• Bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens.
• Uw gegevens overdragen.
• Het gebruik van uw gegevens tijdelijk beperken. Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft gemaakt tegen gebruik van uw gegevens.

Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten

U vindt de contactgegevens op de website van Achmea B.V.. Stuur ons een brief of e-mail. En stuur een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee. Wilt u uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto alstublieft onleesbaar maken? Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw brief.

Hebt u een vraag, tip of klacht?

Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming van Achmea via privacymanager@achmea.nl. U kunt ook een brief sturen naar:
Achmea B.V.
t.a.v. de Privacy manager
Compliance & Operational Risk Management
Postbus 866
3700 AW Zeist

Komen wij er samen niet uit? Leg uw klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen dit privacy statement veranderen

Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels. Op onze website vindt u altijd de laatste versie. Deze laatste versie is van 16 augustus 2021.