Op welke gebieden voert Syntrus Achmea RE&F werkzaamheden uit? En is er bij deze werkzaamheden sprake van een verwerkersrelatie in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?
Beleggingsfondsen
- Werkzaamheden? De beleggingsfondsen zijn opgericht en worden beheerd door Syntrus Achmea RE&F. Deelnemers in de beleggingsfondsen zijn institutionele partijen. De deelnemers kennen een participantenvergadering. In deze vergadering bepalen zij het beleid van de beleggingsfondsen.
- Verwerkersrelatie? In deze beleggingsfondsen wordt alleen geld geïnvesteerd. Er is dus geen noodzaak tot opstellen van een verwerkingsovereenkomst.
Discretionaire beleggingen
- Werkzaamheden? Voor de discretionaire vastgoedportefeuille treedt Syntrus Achmea RE&F enerzijds op als vermogensbeheerder. Syntrus Achmea RE&F krijgt van de opdrachtgever de opdracht om vastgoed te kopen, exploiteren en verkopen. Het vastgoed komt op naam van de opdrachtgever te staan. De opdrachtgever belegt dus rechtstreeks in vastgoed en is de eigenaar van het betreffende vastgoed. Anderzijds kan Syntrus Achmea RE&F vastgoed exploiteren voor de opdrachtgever.
- Verwerkersrelatie? Bij het realiseren van de ontwikkeling van vastgoed voor de opdrachtgever, is de opdracht niet gericht op het verwerken van persoonsgegevens. Maar op het ontwikkelen van vastgoed. Een eventuele verwerking van persoonsgegevens is een voortvloeisel uit die opdracht. Zowel Syntrus Achmea RE&F als de belegger die de opdracht geeft, zijn verantwoordelijke voor het verwerken van de gegevens. Exploiteert Syntrus Achmea RE&F vastgoed voor de opdrachtgever? Dan is de opdracht (ook) gericht op het verwerken van persoonsgegevens. Namelijk het voeren van de huuradministratie. Syntrus Achmea RE&F verwerkt in dit geval de persoonsgegevens ten behoeve van de opdrachtgever. Er is sprake van een uitbesteding van werkzaamheden. Syntrus Achmea RE&F heeft geen zeggenschap over de gegevensverwerking, maar handelt onder instructie en onder verantwoordelijkheid en toezicht van de opdrachtgever. De opdrachtgever is dus verantwoordelijke en Syntrus Achmea RE&F is de verwerker in de zin van de AVG. Vaak wordt deze verwerking weer uitbesteed aan beheerders of property managers. Zij treden dan op als subverwerker.
Particuliere en zakelijke hypotheekverstrekking
- Werkzaamheden? Syntrus Achmea RE&F is actief op het gebied van particuliere hypotheekverstrekking. De financieringen (hypotheken) worden verstrekt als onderdeel van de beleggingsportefeuille van diverse Nederlandse pensioenfondsen. De hypotheeknemers zijn Attens Hypotheken BV, Stichting Tellius Hypothekenfonds, of Stichting PVF Particuliere Hypothekenfonds. Het geld is afkomstig van institutionele beleggers. Syntrus Achmea RE&F is ook actief op het gebied van zakelijke hypotheekverstrekking. De financieringen (hypotheken) worden verstrekt als onderdeel van de beleggingsportefeuille van diverse Nederlandse pensioenfondsen. De hypotheeknemer is Stichting PVF Zakelijke Hypothekenfonds. Het geld is afkomstig van institutionele beleggers.
- Verwerkersrelatie? Syntrus Achmea RE&F moet hier gezien worden als mede-verwerkingsverantwoordelijke. Omdat dat Syntrus Achmea RE&F hier optreedt als beheerder van de fondsen. Een gelet op de rol die zij heeft met betrekking tot het uitvoeren van de werkzaamheden in het kader van hypotheekverstrekking door Attens BV. Gegevens van huurders en hypotheekgevers waarvan Syntrus Achmea RE&F of door haar ingeschakelde derden de gegevens verwerken, worden niet gedeeld met andere onderdelen van Achmea Groep. De gegevens van intermediairs worden wel gedeeld omdat er een toets plaatsvindt die bepaalt of een samenwerking wordt aangegaan.
Wij verwerken persoonsgegevens. Dat doen wij met een reden.
- Voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering
- Ook in het kader van business continuity management
- Ook voor managementinformatie
- Ook voor het bepalen van de algemene strategie en het beleid
- Om onze risico’s in te kunnen schatten
- Om betalingen te kunnen verwerken
- Om te zorgen dat de financiële sector veilig en integer blijft
- Door te voorkomen dat we zaken doen met criminelen of terroristen
- Door te zorgen dat strafbaar gedrag wordt opgespoord, bestreden en voorkomen
- Bijvoorbeeld door een melding te plaatsen in een waarschuwingssysteem bij wanbetaling of fraude
- Ook als het strafbare gedrag gericht is tegen de Achmea Groep
- Om gegevens door te geven als iets niet klopt
- Bijvoorbeeld aan een toezichthouder
- Om ons aan de wet te houden in binnen- en buitenland
- Om wetenschappelijk, statistisch of marktonderzoek te doen
- Ook om onderzoek te doen naar bijvoorbeeld trends of investeringsopties
- Ook om onderzoek te doen naar benchmarks
- Om informatie te geven over passende producten
- Voor marketingdoeleinden
- Voor het onderhouden van contacten met (potentiële) investeerders
- Voor product- en dienstontwikkeling
- Voor het behandelen van geschillen
- Voor het doen van (accountants)controle
- Voor het berekenen, vastleggen en uitvoeren van financiële transacties
- Voor het berekenen, vastleggen en uitvoeren van verkoop van producten en diensten
- Ook over overdragen van vorderingen aan derden en andere beheeractiviteiten
- Voor het laten uitvoeren van taxaties
- Voor het uitvoeren van werkzaamheden voor de aan- en verkoop van onroerend goed
- Ook het uitvoeren van bouwprojecten
- Om crediteuren en debiteuren te controleren
- Bij orderverwerking en verkoopondersteuning
- Om relaties te kunnen onderhouden met zakelijke partijen
- Bijvoorbeeld hypotheekadviseurs, taxateurs, makelaars, leveranciers van kantoorartikelen.
Bij beleggingen in vastgoed ook:
- Voor het beoordelen en accepteren van mogelijke opdrachtgevers
- Bijvoorbeeld pensioenfondsen, beleggers en fondsen
- Voor het beheren van de relatie met opdrachtgevers en (sub)verwerkers
- Voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten of andere betrokkenen
- Om beleggingsportefeuilles en andere producten te kunnen beheren
- Voor het voorkomen en afhandelen van fraude
- Ook in het kader van het berekenen, vastleggen en innen van huurpenningen
- Om de bedrijfsdoelstellingen van derde partijen uit te oefenen
Bij verhuren van vastgoed ook:
- Het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de totstandbrenging van de huurovereenkomst door bijv. via de website de data van potentiële huurders te verzamelen.
- Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van overeenkomsten.
- Hieronder vallen onder meer het uitvoeren van werkzaamheden in relatie tot het maken van offertes en het verschaffen van informatie aan betrokkenen.
- het uitvoeren van de huurovereenkomst.
- De behoeften en voorkeuren van (potentiële) huurders in kaart te brengen
- het (plannen van) onderhoud.
- het doen van bezichtigingen en overnames.
- het doen van betalingen en het innen van vorderingen waaronder het in handen stellen van derden daarvan,
- het behandelen van geschillen, vragen, of onderzoeken, waaronder juridische procedures,
- het doen uitoefenen van controle, aanvragen en verstrekken van huurtoeslag,
- activiteiten van intern beheer,
- het onderhouden van contacten met extern beheerders die door Syntrus Achmea worden ingeschakeld om activiteiten in het kader van verhuur uit te voeren.
- alsmede de uitvoering of toepassing van een wet.
- Het verwerken van gegevens zoals te vinden op internet in het kader van een persoonlijk onderzoek.
- Registratie van huurderscontacten.
Bij hypotheekverstrekking ook:
- Het verwerken van persoonsgegevens voor het beoordelen en accepteren van hypotheekaanvragen.
- Het verwerken van persoonsgegevens om overeenkomsten met Betrokkenen aan te gaan en uit te voeren.
- Behoeften en voorkeuren van hypotheekgevers in kaart te kunnen brengen.
- Het verwerken van persoonsgegevens om Betrokkenen goed op de hoogte te kunnen houden over ontwikkelingen met betrekking tot de hypothecaire geldlening en het daar aan gekoppelde vastgoed (bijv. in het kader van duurzaamheid, wettelijke ontwikkelingen, zorgplicht)
- Het berekenen, vastleggen en innen van aflossingen en andere hypotheekgerelateerde betalingen.
- Het verwerken van persoonsgegevens om intensief beheer en bijzonder beheer-activiteiten te kunnen uitvoeren.
- Het verwerken van gegevens zoals te vinden op internet in het kader van een persoonlijk onderzoek.
- Alsmede de uitvoering of toepassing van een wet.
- Registratie van contacten met hypotheekgevers.
De ontvangers van uw gegevens (kunnen) zijn:
- Achmea groep
- (Pensioen)fondsen
- Internal audit, Risk & Compliance Achmea B.V.
- Financiële instellingen
- (Commercieel) beheerders
- Tussenpersonen
- Ook kredietbemiddelaars, taxateurs, makelaars, juridisch dienstverleners
- Klachtinstanties
- Het Kadaster
- Het Bureau Kredietregistratie (BKR)
- Stichting Fraudebestrijding Hypotheken (SFH)
- Opsporingsinstanties
- Belastinginstanties in binnen- en buitenland
- (financieel) Toezichthouders
- Ook de AIFMD bewaarder op grond van de AIFMD, Wft en nadere regelgeving
- Ook de Autoriteit Persoonsgegevens
- FIU Nederland, voor melding van ongebruikelijke transacties
- Leveranciers en zakelijke relaties
- Ook Outsourcingspartijen in verband met kantoorautomatisering
- Ook cloudaanbieders
- Banken in verband met betalingsdoeleinden
- Onderhoudsbedrijven die onderhoud plegen na een klacht
- Deurwaarders en incassobureaus
- Kandidaat-huurders voor bezichtigingen en overnames
- Bedrijven ten behoeve van benchmarking
- Accountants en auditors
- Advocaten en gerechtelijke instanties
- Bij een geschil of een betalingsachterstand
Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn, samen met Syntrus Achmea RE&F:
- Hypotheekfondsen (zakelijk en particulier)
- Voor het afsluiten van hypothecaire financieringen
- Attens B.V.
- Voor het afsluiten van hypothecaire financieringen
In principe zitten de verwerkers in Europa en in de contracten is opgenomen dat gegevens alleen in Europa of in een adequate country mogen worden verwerkt. In het kader van internationaal vastgoed worden persoonsgegevens buiten Europa verwerkt. Dit betreft wel minimale (zakelijke) data aangezien hier sprake is van investeringen in internationale vastgoedfondsen en het dus voornamelijk data van contactpersonen betreft. Daarnaast doen wij in voorkomende gevallen toetsingen in het Caribisch gebied in het kader van hypotheekverstrekking.
Indien noodzakelijk worden Standard Contractual Clauses door Syntrus Achmea of diens verwerkers gebruikt.
- De ontvanger bevindt zich in een land dat voldoende veilig is
- De Europese Commissie heeft dat dan bepaald.
- De ontvanger bevindt zich in een land dat niet voldoende veilig is
- We spreken dan ‘standaardbepalingen inzake gegevensverwerking’ af.
- Dat zijn bepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld. Wilt u weten hoe een dergelijk contract eruit ziet? U vindt deze hier.
- Kunnen wij geen afspraken maken met de ontvanger? Dan doen wij geen zaken met die ontvanger of er moet een andere wettelijke uitzondering van toepassing zijn. Bijvoorbeeld uw toestemming als u zelf al afspraken heeft gemaakt met een organisatie.
- Soms bevindt een betrokkene zich buiten de EU en moeten wij voor het verlenen van (juridische) hulp gegevens delen. In de wet staat dat wij dit mogen, namelijk in artikel 49 lid 1 sub b en c van de Algemene verordening gegevensbescherming.
- U maakt of heeft zelf al afspraken gemaakt met een organisatie
- Bijvoorbeeld als u met ons chat via WhatsApp
- U heeft bij het installeren van de app de gebruikersvoorwaarden van Whatsapp geaccepteerd. Daarin staat dat gegevens in het buitenland worden verwerkt. Achmea is daar niet verantwoordelijk voor. Wel wijzen we u hierop op onze website, daar waar u ook ons WhatsApp nummer vindt.
- Of bijvoorbeeld als er cookies worden gebruikt
- Altijd met uw toestemming. De gegevens worden dan doorgegeven als u de cookies van derden op een website van Achmea accepteert.
- Die derde partij (bijvoorbeeld Google of Facebook) kan dan zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking
- U leest hier meer over in het cookiestatement op de Achmea website die u bezoekt.
Wij verwerken persoonsgegevens uit de volgende externe bronnen:
- Bureau Kredietregistratie (BKR)
- Toetsen van de kredietwaardigheid
- Onderzoeksbureaus (de gegevens hebben altijd betrekking op trends en objecten en alleen incidenteel op personen)
- Kamer van Koophandel
- Het doen van customer due dilligence onderzoek
- Social media
- Het doen van customer due dilligence onderzoek en activiteiten in het kader van beheer en bijzonder beheer
- Deurwaarders en incassobureaus
- Infomeren over de voortgang in trajecten van bijzonder beheer
- Budgetcoach
- Hulp aan hypotheekgevers bij betalingsachterstanden
- Partijen waaraan bedrijfsprocessen zijn uitbesteed
- Stichting CIS (UBO, PEP en Sw check - CDD onderzoek)
- Business Forensics (KYC en AML)
- Debiteurenbezoeker
- Jobcoach
Wij mogen de persoonsgegevens gebruiken als er sprake is van een situatie die in de wet staat. De wet geeft een aantal situaties aan. Welke situatie van toepassing is, hangt af van de gegevens die wij gebruiken. En waarvoor wij die gebruiken. Er moet altijd sprake zijn van tenminste 1 van deze situaties.
- Er is toestemming voor het gebruiken van de gegevens
- Wij hebben u dan uitdrukkelijk om toestemming gevraagd.
- Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
- Dat kan een overeenkomst zijn tussen u en ons
- Of om op uw verzoek iets te kunnen doen om een overeenkomst te kunnen sluiten
- Bijvoorbeeld als u een premieberekening wilt. Of als u een verzekering wilt afsluiten. Of als wij uw schade afhandelen.
- Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te gebruiken
- Bijvoorbeeld om gegevens door te geven aan de Belastingdienst
- Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk om vitale belangen te beschermen
- Bijvoorbeeld als u een ongeval heeft gehad in het buitenland. En u kunt ons niet zelf te woord staan.
- Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van belangen
- De belangen van ons of van een derde
- Behalve als uw belangen zwaarder wegen
- Het moet gaan om gerechtvaardigde belangen
- Bijvoorbeeld
- Administratieve doelen;
- IT doelen;
- Marketing;
- Fraudebestrijding;
- Managementinformatie;
- Product en dienstontwikkeling.
In ons Privacy Statement leest u hoe u contact met ons kunt opnemen. Kijkt u daarvoor op de website van het merk waar u verzekerd bent.
- Bijvoorbeeld over verwerkingen buiten de EU.
- Of over verwerking van persoonsgegevens binnen ondernemingen waarvoor Achmea B.V. verantwoordelijk is
- Is Achmea B.V. niet verantwoordelijk voor een onderneming die wel bij de Achmea Groep hoort? Ook dan kunt u ook contact met ons opnemen. Wij verwijzen u dan door naar de juiste afdeling.
