Presenteren

In de Boardroom kun je het beeld van jouw laptop of ander apparaat presenteren op het grote scherm. Ook is het mogelijk de inhoud van de Surface Hub op het grote scherm te presenteren. 

Presenteren met laptop starten

Om het beeld van jouw laptop op het grote scherm te presenteren sluit je een HDMI-kabel aan. In de tafel zijn 9 verborgen aansluitpunten met stroom. 4 daarvan zijn voorzien van HDMI-kabels. En bij de katheder ligt ook een HDMI-kabel. Na het aansluiten wordt jouw scherm binnen enkele seconden getoond op het scherm. 


Heb je geen HDMI-aansluiting op je laptop? Pak dan een ring met koppelstukken. Deze hangt bij de Surface Hub (bij binnenkomst zaal direct rechts) . Kies het koppelstuk dat past bij jouw apparaat. Let op: gebruik je VGA-kabel, sluit dan ook de USB-kabel aan.

Presenteren overnemen met andere laptop

Als iemand aan het presenteren is en er wordt nog een laptop aangesloten, dan stopt de presentatie van de eerste en start de presentatie vanaf het laatst aangesloten laptop. Wordt de kabel uit het laatst aangesloten laptop gehaald, dan valt de presentatie terug naar degene die als eerste de presentatie gaf.

Wisselen tussen aangesloten laptops

Als er meerdere laptops zijn aangesloten, kun je via de knop op de HDMI-kabel wisselen wie er presenteert. De knop licht op waar de presentatie actief is.

Presenteren inhoud van Surface Hub op grote scherm

Je kunt het beeld van de Surface Hub delen naar het grote scherm door op de knop van de kabel te drukken aan de linkerzijde van de Surface Hub .

 

Presenteren tijdens de Teams vergadering

Als via de SmartDock (het bedieningspaneel) een Teams vergadering actief is, wordt automatisch het scherm actief:

  • Als niemand presenteert, worden de deelnemers van de Teams vergadering weergegeven.
  • Als een online deelnemer het scherm gaat presenteren, wordt dit automatisch getoond op het grote scherm.
  • Sluit je in de Boardroom een laptop aan of was deze al aangesloten, dan wordt automatisch de inhoud gepresenteerd op het grote scherm, maar ook aan alle deelnemers in de Teams vergadering.

Tijdens de Teams vergadering kun je op de SmartDock de indeling van het scherm wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld de online deelnemers verbergen en de presentatie op volledig scherm zetten. Dit doe je via de knop ‘Delen’. 

Online vergaderen of een collega via Teams bellen

Om in Teams te vergaderen vanuit de Boardroom, nodig je de SmartDock (het bedieningspaneel) uit voor de vergadering. Het eenvoudigst is om dit van tevoren te doen. Maak in Outlook een Teams vergadering, voeg hier alle deelnemers aan toe, voeg ook als deelnemer ‘SmartDock (ZST GB Boardroom)’ toe en controleer of deze geaccepteerd wordt.

Achteraf uitnodigen is ook mogelijk. Voeg dan aan een bestaande afspraak ‘SmartDock (ZST GB Boardroom)’ of voeg in een Teams meeting ‘SmartDock (ZST GB Boardroom)’ toe als deelnemer.

Geplande online vergadering starten

Is de SmartDock vooraf toegevoegd in de Teams afspraak? Dan zie je aan de linkerzijde van het scherm jouw afspraak. Druk op jouw afspraak om deel te nemen. De camera, microfoons en speakers worden automatisch actief en de andere deelnemers worden getoond op het grote scherm.

Deelnemen aan een reeds gestarte online vergadering

Als jouw vergadering al gestart is maar de SmartDock hier nog niet aan was toegevoegd, doe je het volgende:

  • Open op jouw telefoon op laptop Teams en neem deel aan de betreffende vergadering.
  • Klik rechts bovenin op de knop ‘Personen toevoegen’.
  • Zoek naar ‘SmartDock (ZST GB Boardroom)’.
  • Klik daarna op ‘Toevoegen’. 
  • Accepteer het gesprek op de SmartDock.

Tip: zit je in de ruimte, verlaat de vergadering op je eigen apparaat om geluidsproblemen te voorkomen of demp je speaker en microfoon.

Ad-hoc vergaderen of bellen met een collega

  • Druk op de SmartDock op de knop ‘Nieuwe vergadering’. 
  • Zoek een collega op en druk op ‘Uitnodigen’.

Wanneer het gesprek is gestart, kun je meer collega’s toevoegen via de knop ‘Toevoegen’. 

De Surface Hub aan de wand gebruiken

Met de Surface Hub kun je interactief samenwerken en online vergaderen. Gebruikelijk is dat je hier met meerdere personen omheen staat. Je kunt hier op whiteboarden, bestanden openen vanaf je OneDrive en bij je andere Microsoft 365 applicaties komen (zoals OneNote, Forms, Planner en Teams). Ook kun je eenvoudig iemand via Teams erbij bellen en zo ook betrekken. 
Elke keer als je de Surface Hub gebruikt, wordt er een nieuwe sessie gestart.


Nadat de sessie beëindigd is, blijft er geen data achter en kan de persoon na jou er ook niet bij. Je eindigt handmatig een sessie door onderaan op het scherm te drukken op ‘Sessie beëindigen’. Bij inactiviteit wordt een sessie automatisch beëindigd. Niet opgeslagen werk (zoals een tekening) gaat verloren en als je aangemeld was, dan word je afgemeld. 

Hieronder worden een aantal veel gebruikte functies toegelicht.

Aanmelden om eigen bestanden en afspraken te bekijken

Met de Surface Hub kun je bij alle Microsoft 365 applicaties komen en ook bij jouw bestanden en afspraken. Druk in het beginscherm op aanmelden en meld je aan met je e-mailadres.

Recent geopende bestanden worden na aanmelden direct weergegeven. Al je bestanden vind je door te zoeken in OneDrive. 

Gebruik de Edge browser om de online Microsoft 365 applicaties te openen (zoals OneNote, Forms, Planner en Teams). Na het openen van Edge kom je direct op office.com waar je bovenstaande applicaties kan starten.

Na aanmelden zie je jouw geplande vergaderingen. Als dit Teams vergaderingen zijn, kun je hier direct aan deelnemen door op een afspraak te drukken.

Bekijk voor meer informatie onderstaande Engelstalige instructievideo. 

Microsoft Whiteboard gebruiken en delen

De meest gebruikte functie is de applicatie Microsoft Whiteboard. Druk in het beginscherm op Whiteboard of pak een pen vanaf de zijkant en je kunt direct beginnen te tekenen.

 

Door in te loggen met je Microsoft 365 account wordt jouw whiteboard automatisch opgeslagen. Ook kun je gemakkelijk eerder gemaakte whiteboards openen en een whiteboard delen met collega’s. Aanmelden doe je door rechts bovenin te drukken op ‘Inloggen’. 


Tip: installeer de Microsoft Whiteboard op je Achmea computer via de Microsoft Store en je kunt alles terugkijken en eventueel verder gaan met tekenen.


Bekijk voor meer informatie onderstaande Engelstalige instructievideo. Hier wordt bovenstaande gedemonstreerd en zie je nog een aantal tips wat er allemaal mogelijk is. 

Geplande of ad-hoc vergadering starten

Je kunt ook een vergadering houden via de Surface Hub. Reserveer deze van tevoren door ‘Surface Hub (ZST GB Boardroom)’ als deelnemer toe te voegen aan een Teams-vergadering.

Druk op het scherm op ‘Deelnemen’ om aan te sluiten bij de vergadering. Je kan door van rechts naar links te vegen alle geplande vergaderingen van de dag zien.
Je kunt ook een ad-hoc vergadering starten door te drukken op het ‘Vergaderen’ icoon.

Bekijk voor meer informatie onderstaande Engelstalige instructievideo .